Zwei Projekte, eine Erkenntnis: Warum Software für Event-Planung heute unverzichtbar ist

Der Mai und Juni sind traditionell die Monate der Business- und Networking-Events. Für die Besucherinnen und Besucher sind es inspirierende Gelegenheiten zum Austauschen und Netzwerken — für die Veranstalter dagegen bedeutet der Event selbst den krönenden Abschluss von monatelanger, oft minutiöser Planung.

Business-Events im Frühling: Kreativität trifft auf strukturierte Planung

Was man als Gast meist nicht sieht: Die eigentliche Arbeit beginnt viele Monate vorher. Denn für jede Ausgabe stellt sich das Organisationsteam erneut die Fragen:

Wie können wir den Erfolg vom Vorjahr wiederholen oder sogar übertreffen? Wo gibt es Verbesserungsmöglichkeiten? Welche Überraschungen könnten das Programm noch spannender machen?

Warum professionelle Software für Event-Planung den Unterschied macht

Neben all der kreativen und konzeptionellen Arbeit braucht es für die Umsetzung vor allem eines: strukturierte Prozesse und eine zuverlässige technische Unterstützung. Die Herausforderung dabei: Es gibt nicht die eine Software, die alles kann. Vielmehr besteht ein professionelles Event-Setup aus verschiedenen Komponenten — vom CRM über Ticketshop bis zur Event-App — die idealerweise reibungslos miteinander kommunizieren.

Unsere Erfahrung aus zwei Projekten mit Event-Management-Software

In zwei kürzlich abgeschlossenen Projekten durften wir genau solche Systeme mitgestalten und umsetzen. Dabei wurde einmal mehr deutlich: Der Schlüssel liegt in einer klaren Definition, welches System für welchen Bereich die Masterrolle übernimmt.

Beispielsweise:

• CRM als führendes System für Kundendaten, Kommunikation und Kampagnen

• Event-Planungstool für Organisation, Zeitplanung und Partnermanagement

• Ticketshop für Ticketverkäufe und Hotelbuchungen

• Event-App als digitale Begleiterin für die Gäste während des Events

Der entscheidende Punkt: Die Systeme müssen ihre Daten untereinander austauschen und sich an die definierte Master-System-Logik halten. So bleibt die Datenqualität hoch, es entstehen keine Dubletten oder Inkonsistenzen, und die gesamte Planung und Durchführung wird deutlich effizienter.

Vom Excel-Chaos zur integrierten Software für Event-Planung

Mit einer durchdachten, integrierten Systemlandschaft lassen sich die oft mühsamen Excel-Schlachten vermeiden, die viele Event-Teams aus der Vergangenheit nur zu gut kennen. Stattdessen entsteht ein professionelles Werkzeug, das die gesamte Event-Reise abbildet — von der Einladung bis zum Follow-up.

Zum Beispiel eins: Armida Eventmanagement

NZZ Connect organisiert jährlich eine Vielzahl der renommiertesten Wirtschaftskonferenzen in der Schweiz – darunter das Swiss Economic Forum, das Open-i oder die Real Estate Days. NZZ Connect setzt für die gesamte Kommunikation, Eventplanung und -Durchführung die Softwarelösung «Armida» ein – eine Kombination aus individueller Softwarelösung und CRM-System.

Zum Beispiel zwei: Event App für die Unfold

Unser Fazit: Erfolgreiche Events brauchen digitale Unterstützung

Jeder Event hat seine eigenen Anforderungen, doch die Grundprinzipien bleiben gleich: Klare Verantwortlichkeiten, vernetzte Systeme und der Mut, Prozesse konsequent zu digitalisieren. Die Erfahrungen aus unseren beiden Projekten geben wir gerne weiter — ob beim nächsten Event oder in einem persönlichen Austausch.